Tijdens de Algemene Ledenvergadering in september hebben de leden unaniem ingestemd met een wijziging van de invulling van de kascommissie. Toegegeven, dat is inmiddels al weer even geleden, maar deze verandering is te belangrijk om er geen nadere toelichting op te geven. Statutair gezien bestaat de kascommissie van MVV ’27 uit drie leden, die maximaal zes jaar aangesteld kunnen worden. Het feit dat het steeds moeilijker wordt om leden warm te krijgen voor deze functie enerzijds en de wens van penningmeester Arthur Paping om de controle op het financiële beleid te optimaliseren anderzijds hebben er toe geleid dat de kascommissie in zijn traditionele vorm verdwijnt en dat het administratiekantoor, dat als sinds 2012 toegang heeft tot de administratie van MVV ’27, de ‘kascommissie nieuwe stijl’ vormt.
Een prima oplossing, vindt Stefan van Uffelen. Hij vormde de afgelopen zes jaar samen met Jan de Nooy en Rob Hogendoorn (tot twee jaar geleden) de kascommissie. Ondanks dat er diverse mensen gepolst zijn in de afgelopen jaren om de commissie volgens de statuten weer uit drie leden te laten bestaan, werd er geen kandidaat gevonden. ‘Aangezien de termijn van Jan en mij ten einde liep en wij van mening waren dat er na zes jaar sowieso nieuwe mensen in de kascommissie moesten plaatsnemen, heb ik Arthur een mail gestuurd, waarin ik aangaf dat het moeilijk zou worden om opvolgers voor Jan en mij te vinden. Arthur kwam toen zelf met dit idee’, aldus Stefan.
De penningmeester had voordat Stefan zijn mail verstuurde al nagedacht over de inrichting van de financiële controle bij MVV ’27. Dit naar aanleiding van in het voorjaar naar buiten gekomen misstanden bij een van onze buurverenigingen. Alles bij elkaar leek dit het ideale moment om dit onderdeel bij de club te professionaliseren. Stefan: ‘Arthur gaf aan dat hij het prettig vindt als zijn werk goed gecontroleerd wordt door deskundige mensen. Dat hebben wij uiteraard gedaan, maar normaliter kom je als kascommissie één, hooguit twee, keer per jaar bij elkaar voor de controle. Vooral de laatste jaren was dat voldoende, omdat de administratie in vijf jaar tijd veel transparanter geworden is. Alles is heel inzichtelijk en Arthur doet het gewoon hartstikke goed. Ik kan me wel voorstellen dat het voor hem een geruststellende gedachte is dat vanaf nu een externe partij objectief naar de cijfers kijkt.’
Hoewel de kascommissie voor de leden is en de statuten op dit punt aangepast dienen te worden, voorziet Stefan geen problemen met de nieuwe opzet. ‘Doordat het administratiekantoor het hele jaar toegang heeft tot de boekhouding van MVV kunnen de cijfers sneller ingediend worden en ruim voor de Algemene Ledenvergadering (drie weken, red.) ingezien worden door de leden. Ieder lid kan vervolgens vragen stellen aan de penningmeester. Op die manier wordt het nog transparanter. Misschien blijkt over één of twee jaar dat de leden het niets vinden, maar volgens mij is de nieuwe opzet een uitstekende vorm van modern financieel beleid,’ besluit Stefan.
Wat houdt de verandering in de praktijk in?
– Het administratiekantoor, dat sinds 2012 toegang heeft tot de administratie t.b.v. de periodieke omzet- en loonbelasting, beoordeelt op transactiebasis de dagboeken (kas, bank en grootboek) en stelt per e-mail vragen aan de penningmeester als het onduidelijkheden aantreft of toelichting behoeft;
– Het administratiekantoor geeft een schriftelijke verklaring af aan de ALV over de transacties die het in Exact Online aantreft (‘geen onjuistheden aangetroffen’) voor een bedrag van € 275 per jaar;
– De financiële stukken liggen drie weken voor de ALV ter inzage in de bestuurskamer en leden kunnen per e-mail vragen stellen aan de penningmeester. Deze worden nog vóór de ALV per e-mail beantwoord.
